6 Sai Lầm Khi Đăng Ký Vốn Điều Lệ Bị Phạt Nặng

1. Đăng ký vốn điều lệ "ảo" (Quá cao so với thực tế)

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng vốn điều lệ càng cao thì hồ sơ năng lực càng đẹp, dễ trúng thầu và dễ vay vốn ngân hàng. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam không yêu cầu bạn phải chứng minh tài chính ngay lúc nộp hồ sơ thành lập, dẫn đến tình trạng "kê khống" vốn (đăng ký hàng chục, hàng trăm tỷ đồng trong khi thực tế không có khả năng góp).

Hậu quả: Khi đến thời hạn mà các thành viên/cổ đông không góp đủ số vốn đã cam kết, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mức phạt tiền từ 30.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ (theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP). Đồng thời, chủ doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm tài sản tương đương với số vốn "ảo" đã đăng ký nếu công ty phát sinh nợ nần, phá sản.

2. Không góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên/cổ đông phải thanh toán đủ phần vốn góp cho công ty trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Rất nhiều người lầm tưởng rằng thời hạn này có thể kéo dài tùy ý.

Hậu quả: Nếu quá thời hạn 90 ngày mà chưa góp đủ, ngoài việc đối mặt với các rủi ro nội bộ về tỷ lệ biểu quyết, doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm hành chính. Đây là một trong những lỗi thường gặp nhất mà các startup mắc phải khi đăng ký vốn điều lệ.

3. Không thực hiện thủ tục giảm vốn khi không góp đủ

Pháp luật có quy định "mở" cho các doanh nghiệp: Nếu sau 90 ngày không góp đủ vốn, doanh nghiệp có thêm 30 ngày để làm thủ tục đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ xuống bằng đúng số vốn đã thực góp. Tuy nhiên, nhiều kế toán hoặc chủ doanh nghiệp lơ là, bỏ qua bước này.

Hậu quả: Việc không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giảm vốn) khi hết thời hạn sẽ khiến công ty bị phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ. Cơ quan thuế và Sở Kế hoạch & Đầu tư hoàn toàn có thể phát hiện ra sai phạm này thông qua sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cuối năm.

4. Đăng ký vốn điều lệ quá thấp

Ngược lại với việc kê khai vốn "ảo", một số người lại chọn cách đăng ký vốn điều lệ ở mức quá thấp (chỉ vài triệu hoặc chục triệu đồng) để giảm thiểu rủi ro trách nhiệm tài sản và mức đóng lệ phí môn bài.

Hậu quả:

Khó khăn trong việc giao dịch, ký kết hợp đồng vì đối tác không tin tưởng vào năng lực tài chính của công ty.
Gần như không thể vay vốn ngân hàng để mở rộng kinh doanh do vốn đối ứng không đủ.
Khi doanh nghiệp cần chi phí lớn để hoạt động, phần vượt quá vốn điều lệ sẽ phải hạch toán vào các khoản vay mượn, gây phức tạp cho sổ sách kế toán.

5. Góp vốn bằng tài sản nhưng bỏ qua thủ tục định giá và chuyển quyền sở hữu

Người thành lập doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký vốn điều lệ và góp vốn bằng tài sản như quyền sử dụng đất, xe ô tô, máy móc thiết bị, quyền sở hữu trí tuệ... Sai lầm ở đây là các thành viên tự thỏa thuận giá trị tài sản mà không có biên bản định giá hợp lệ, hoặc không làm thủ tục sang tên (chuyển quyền sở hữu) tài sản đó cho công ty.

Hậu quả: Nếu tài sản không được định giá đúng quy định hoặc định giá cao hơn giá trị thực tế, người góp vốn sẽ phải nộp bù phần chênh lệch. Nếu không làm thủ tục sang tên, phần tài sản đó không được công nhận là tài sản của công ty, dẫn đến việc doanh nghiệp bị khép vào lỗi "chưa góp đủ vốn".

6. Doanh nghiệp góp vốn cho nhau bằng tiền mặt

Cá nhân có thể góp vốn vào công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tuy nhiên, đối với trường hợp doanh nghiệp góp vốn vào một doanh nghiệp khác, pháp luật quy định bắt buộc phải thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản (không dùng tiền mặt). Nhiều chủ công ty mẹ/công ty con không nắm rõ quy định này và tiến hành lập phiếu thu bằng tiền mặt.

Hậu quả: Giao dịch góp vốn bằng tiền mặt giữa các pháp nhân không được pháp luật công nhận, phần vốn đó không được tính vào vốn điều lệ hợp lệ, đồng thời doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm về quản lý thuế và giao dịch tài chính.

Lời Khuyên Để Đăng Ký Vốn Điều Lệ An Toàn, Hợp Pháp

Để quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điểm sau khi đăng ký vốn điều lệ:

Tính toán kỹ nhu cầu thực tế: Chỉ nên đăng ký mức vốn dựa trên khả năng tài chính hiện có và dự toán chi phí hoạt động trong 6 - 12 tháng đầu tiên.
Tuân thủ thời hạn: Lên lịch nhắc nhở để đảm bảo hoàn tất việc góp vốn trong đúng 90 ngày kể từ ngày nhận Giấy phép.
Kịp thời điều chỉnh: Nếu nhận thấy không thể gom đủ tiền để góp, hãy chủ động làm hồ sơ giảm vốn trong vòng 30 ngày tiếp theo để tránh bị phạt.
Hoàn thiện chứng từ: Dù góp bằng tiền mặt hay chuyển khoản (đối với cá nhân), kế toán cần lập đầy đủ phiếu thu, giấy chứng nhận phần vốn góp và ghi chép vào sổ đăng ký thành viên/cổ đông.

Việc đăng ký vốn điều lệ không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là nền tảng tài chính pháp lý đi theo doanh nghiệp suốt quá trình hoạt động. Nắm rõ các quy định và tránh xa 6 sai lầm kể trên sẽ giúp bạn bảo vệ công ty khỏi những khoản phạt không đáng có, từ đó tập trung tối đa vào việc phát triển kinh doanh.

Nếu bạn Lo Ngại bị làm khó dễ, mất thời gian. Hãy LIÊN HỆ với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ!

Hotline/Zalo: 0869.868.379 & 0908.506.303
Trụ sở chính: Số 7, Đường Số 1, KDC Thạnh Tân, KP Tân Phước, P. Tân Bình, TP. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương.
Chi nhánh: 38 Nguyễn Du, Phường An Phú, TP. Thuận An, Tỉnh Bình Dương.
Fanpage: Công ty An Phúc Hưng